Katılımcı süreç, belirli bir konuyu tanımlamak ve bu konuda bir karar vermek amacıyla yapılan bir dizi katılımcı faaliyettir (örneğin, önce bir anket doldurmak, ardından önerilerde bulunmak, bunları yüz yüze veya sanal toplantılarda tartışmak ve son olarak önceliklendirmek).

Katılımcı süreçlere örnek olarak şunlar verilebilir: komite üyelerini seçme süreci (önce adaylıkların sunulduğu, sonra tartışıldığı ve son olarak bir adaylığın seçildiği), katılımcı bütçeler (tekliflerin yapıldığı, ekonomik olarak değerlendirildiği ve mevcut parayla oylandığı), stratejik bir planlama süreci, bir yönetmelik veya normun işbirlikçi taslağının hazırlanması, bir kentsel alanın tasarımı veya bir kamu politikası planının üretilmesi.